Comment élaborer un budget participatif en 8 étapes clés ?

27 mars 2023
12 minutes environ

Crédit photo : tirachardz sur Freepik

Le budget participatif est une réponse à la demande croissante des citoyens d’être associés à la décision publique. Il se différencie des autres dispositifs participatifs car il implique un budget alloué par la collectivité. Le politologue Yves Sintomer le définit comme un “dispositif qui permet à des citoyens non élus de participer à la conception ou à la répartition des finances publiques”(1). S’il existe depuis les années 1980, sa forme évolue.

L’apparition de nouvelles technologies dédiées, comme les plateformes participatives, a notamment permis de le rendre plus horizontal. Au lieu de désigner des délégués pour porter leur choix, les habitants d’un territoire peuvent participer directement à la décision, en proposant et/ou en votant pour les projets qui seront financés par la collectivité.

Cet article revient sur les différents éléments à prendre en compte dans la construction d’un budget participatif, les différentes étapes de son organisation ainsi que les points de vigilance. Il indique autant les outils à votre disposition que les ressources que vous devrez mobiliser au cours de la démarche. Nous prendrons le point de vue d’une collectivité mais ces conseils s’appliquent également à d’autres acteurs tels que les écoles, universités ou associations.

1. Rédiger le règlement de votre budget participatif

Avant de penser aux étapes du budget participatif, la rédaction du règlement de votre budget participatif intervient en premier lieu. Ce document réuni les objectifs de la démarche, sa temporalité, les conditions de participation, ou encore l’enveloppe budgétaire.

Définir les objectifs de la démarche

La définition des objectifs de votre budget participatif est une étape nécessaire au bon déroulement du dispositif. Ces objectifs sont directement liés aux problématiques de votre territoire, que le budget participatif doit vous aider à solutionner.

Pour vous aider à définir les objectifs de votre budget participatif, nous vous proposons un exercice que vous pourrez réaliser lors de la phase préparatoire de votre démarche. Afin de travailler la pertinence de vos objectifs, ces derniers doivent être M.AL.I.N. et respecter les 5 points suivants :

  • Mesurable (comment allez-vous évaluer cet objectif ?)
  • Atteignable (vos objectifs se doivent d’être réalistes)
  • Limité dans le temps
  • Individualisé (adapté à la collectivité)
  • Négociable (adaptable)

Déterminer les étapes du budget participatif

Vous le savez peut-être déjà, mais la majorité des budgets participatifs se découpe en cinq phases, qui sont :
#1 Le dépôt des idées par les citoyens ;
#2 L’analyse des projets par les services de la collectivité ;
#3 Le vote par les citoyens ;
#4 L’annonce des projets lauréats ;
#5 La réalisation des projets.

Pour chacune de ces étapes, veillez à vous accorder le temps nécessaire pour mobiliser les citoyens. Ces derniers pourront également bénéficier de suffisamment de temps pour apporter leurs contributions. De même, il est important de consacrer un délai convenable pour analyser l’ensemble des idées déposées. Vous pouvez, par exemple, planifier cette phase pendant la période estivale si votre charge de travail y est moins importante.

Nos Conseils

Pour que votre démarche se déroule le mieux possible, nous vous recommandons de vous octroyer les durées suivantes :

1 à 2 mois pour la phase de dépôt d’idées
3 à 4 mois pour la phase d’analyse
1 à 2 mois pour la phase de vote

Préciser les conditions de participation

Le règlement du budget participatif est l’occasion de présenter à l’ensemble des citoyens les conditions de participation à la démarche. Parmi les questions que se poseront les habitants et auxquelles il vous faudra répondre, on trouve :

  • Quelles idées peuvent être déposées ? Il faut déterminer et indiquer précisément les compétences réelles ou thématiques concernées par l’appel à idées, le niveau de précision attendu de la part des participants dans la description de leur idée et le rôle qu’ils joueront dans la réalisation de cette dernière.
  • Par qui ? Ce budget participatif vise-t-il l’ensemble des habitants, une tranche d’âge ou un public spécifique, des personnes physiques ou bien morales (associations, collectifs…) ? Dans quelle mesure est-on capable de vérifier ces informations lors du dépôt de projets ?
  • Comment ? S’agit-il d’un processus purement numérique et/ou physique ? Dans quelle mesure peut-on répondre aux interrogations des participants ou les accompagner dans leur démarche de dépôt pour que les projets soient pertinents ?

Indiquer l’enveloppe budgétaire

La part du budget allouée à la démarche permettra plus ou moins de donner à la population de créer des projets ambitieux et structurants pour votre territoire. En 2022, la moyenne se situe à 6,50€ par habitant. Certaines grandes villes se distinguent comme Paris (35€), Montreuil (27€), Lyon (24€), ou encore Rennes (16€). Mais également des plus petites communes n’hésitent pas à dépasser les 20€/habitant comme Carpentras et Thonon.

Rédiger le règlement de votre budget participatif

Crédit photo : drobotdean sur Freepik

2. Mobiliser les équipes et instaurer une dynamique vertueuse

La mise en place d’un budget participatif ne se fait pas à la dernière minute sans avoir soigneusement pris le temps de le construire et ce, avec l’ensemble des services de la collectivité concernée. Cette question est d’autant plus importante qu’il s’agit d’un dispositif de participation citoyenne qui s’étale sur un temps long et qui mobilise un nombre important d’agents de la collectivité.

Inclure les services techniques

Comme tout projet mené dans une collectivité territoriale, l’organisation est primordiale ! Le budget participatif exige encore plus de travail en transversalité que d’autres dispositifs car il demande un investissement important de l’ensemble des services techniques qui seront en charge d’étudier les idées déposées et de concerter les porteurs d’idées au cours du processus.

S’appuyer sur le service de la communication, pilier du budget participatif

Parmi les services à intégrer dès le début de la construction du projet, on notera obligatoirement le service communication. Mettre en place un budget participatif sans stratégie de communication est impensable.

À titre d’exemple, vous pouvez consulter cette campagne qui s’est inspirée des codes du cinéma en créant de héros de saga comme repères du budget participatif.

Le service communication, pilier du budget participatif

Crédit photo :  javi_indy sur Freepik

3. Bâtir la stratégie de communication de votre budget participatif

Pour construire une stratégie de communication vous permettant d’atteindre vos publics cibles, il est nécessaire de prendre en considération l’ensemble des profils qui composent les citoyens de votre collectivité.

“En outre, il est nécessaire de penser la stratégie de communication via tous les canaux possibles : diffusion numérique, publications imprimées, réunions d’information, etc.”
Mettre en place un budget participatif, Cerema

En effet, l’utilisation de chacun des canaux de communication cités ci-dessus vous permettra de toucher des publics différents. Il est indispensable de penser votre communication en fonction des habitudes de vos citoyens, et ainsi de leur faciliter l’accès à l’information.

Pour ce faire, vous pouvez adapter certains de vos supports de communication à l’un ou plusieurs de vos publics cibles. Il est par exemple possible d’imaginer des supports ludiques à destination des plus jeunes.

De manière générale, l’emploi d’un langage compréhensible par tous, favorisera l’accès à l’information du plus grand nombre. Veillez alors à formuler des explications précises à vos usagers en utilisant des mots simples. Les anglicismes, le jargon et le vocabulaire soutenu sont donc à bannir.

4. Élaborer son budget participatif en ligne et sur le terrain

Choisir son outil numérique

Nous sommes spécialistes des démarches de participation en ligne et vous préconisons donc de choisir un outil dédié pour créer votre budget participatif. Chez ConsultVox, vous avez la possibilité de passer soit par une plateforme, soit d’intégrer l’outil directement dans le site de votre collectivité.

Dans tous les cas, il est fondamental de se diriger vers des outils numériques qui placent la facilité de l’expérience utilisateur au cœur de leur démarche. La structuration des outils joue sur l’usage et influence l’engagement et la participation. Inversement, les différents questionnements développés plus haut sur les modalités de dépôt de projets, de votes, etc. structurent le budget participatif en tant qu’outil.

Penser à la médiation de terrain

Les démarches de terrain visent à mobiliser des publics qui n’ont pas d’accès aux outils numériques ou qui interviennent peu dans des dispositifs participatifs. C’est pourquoi la qualité de l’organisation des actions ou d’évènements de terrain est des facteurs de réussite d’un budget participatif.

Puisque le budget participatif se distingue par sa capacité à allier participation et délibération, il ne se limite pas à une agrégation d’idées. Au contraire, le processus doit prévoir des espaces de mise en débat afin que les habitants puissent dialoguer entre et créer du lien social.

Les acteurs relais constituent ici des piliers du budget participatif. Services d’action sociale, animateurs de rue, ambassadeurs, tous peuvent favoriser la participation, notamment des publics éloignés de ce genre de dispositifs.

Par ailleurs, la juxtaposition ou le cumul de différents dispositifs de participation citoyenne sans créer de synergie entre les uns et les autres sont à éviter. C’est pourquoi il faut penser cette articulation entre les instances de participation et le budget participatif de sorte à éviter une forme de confusion de l’habitant face à différents niveaux de participation.

Penser à la médiation de terrain budget participatif

Crédit photo : jcomp sur Freepik

5. Informer les citoyens tout au long de la démarche

La communication auprès des citoyens est indispensable afin de garantir la réussite de la démarche. À chaque étape du budget participatif un certain nombre d’informations doivent être communiquées aux citoyens permettant d’assurer le bon déroulé de la démarche.

  • Avant le lancement de la démarche, communiquez aux citoyens toutes les informations nécessaires pour leur expliquer la démarche et leur donner envie de participer (les objectifs du budget participatif, les conditions de dépôt de projet, la durée, etc.).
  • Pendant la phase de dépôt des idées, invitez les citoyens à soumettre leurs idées en relayant régulièrement les informations leur permettant de participer.
  • Au cours de la phase d’analyse et d’étude de faisabilité des projets, informez l’ensemble des porteurs de projet de la recevabilité ou non de leur idée.
  • Au moment de la phase de vote, invitez les citoyens à voter pour leurs projets préférés, en leur rappelant les conditions de vote.
  • Annoncez les projets lauréats, afin de mettre à l’honneur les participants et de démontré les effets très concrets de la démarche.
  • Assurez le suivi de la réalisation des projets, en informant les citoyens de l’avancée de la réalisation de chaque projet lauréat.

6. Apporter un retour individualisé à chaque porteur de projet

L’objectif du budget participatif est de permettre aux citoyens d’imaginer et de choisir les projets qu’ils souhaitent voir se réaliser pour améliorer leur cadre de vie. Toutefois, il est possible que certaines idées proposées par les citoyens ne rentrent pas dans l’enveloppe budgétaire, ne relèvent pas d’une dépense d’investissement, ou encore qu’elles ne correspondent pas aux compétences de la collectivité.

Apporter un retour individualisé aux porteurs des idées non retenues

Crédit photo : yanalya sur Freepik

Il s’agit ici d’une occasion de faire preuve de pédagogie auprès des porteurs de projets concernés, en les contactant au moment de la phase d’analyse. Cela vous permettra de renforcer la transparence de la démarche, en leur exposant les raisons pour lesquelles leur projet ne peut pas être retenu.

Ce retour individualisé est essentiel pour garantir l’adhésion des citoyens au dispositif. En effet, chaque porteur d’idée a pris le temps de réfléchir et de présenter son projet pour la collectivité. Ne pas lui apporter de retour sur sa proposition peut le démotiver à renouveler l’expérience lors de la prochaine édition et être source de frustration.

7. Mener l’évaluation du budget participatif

Étape stratégique de la démarche, l’évaluation est indispensable pour mesurer l’impact de cette dernière. En effet, c’est en menant ce travail, a posteriori de la démarche, que vous pourrez dresser le bilan et perfectionner l’organisation des prochaines éditions.

Mener l'évaluation du budget participatif

Crédit photo : DCStudio sur Freepik

Pour ce faire, il est tout à fait possible d’associer les habitants à la construction d’un bilan. Vous pouvez, par exemple, demander à un groupe d’habitants volontaires ou désignés, de vous aider à tirer les conclusions du dispositif qui vient de s’achever. Ainsi, les témoignages de leurs expériences et leurs suggestions vous seront d’une aide précieuse pour préparer l’édition suivante.

8. Préparer la prochaine édition du budget participatif

La démarche suscite un véritable enthousiasme de la part des citoyens, puisqu’il leur offre la possibilité de participer à l’amélioration de leur cadre de vie. Contrairement aux idées reçues, maximiser le déploiement de ce dispositif est contre productif.

Le budget participatif est une démarche participative temporaire, auquel les citoyens sont invités à prendre part. Bien que celle-ci comporte un début et une fin, il est tout à fait possible de la répéter année après année. Toutefois, nous vous préconisons de respecter un rythme acceptable, en ne dépassant pas un budget participatif par an, voire un tous les deux ans. Ainsi, une fréquence moins soutenue favorisera la multiplication de nouvelles idées citoyennes, au fil des éditions.

De même, élaborer un budget participatif à des intervalles raisonnables vous permettra d’avoir le temps d’engager la réalisation des projets lauréats et donc de mettre en avant les réalisations concrètes rendues possibles par la démarche. Aussi, cela vous offrira l’opportunité de consacrer une enveloppe budgétaire plus importante à la réalisation des projets des citoyens, lors de la prochaine édition.

Grâce à ces éléments, vous êtes prêts à élaborer votre propre budget participatif à l’image de votre territoire et de vos objectifs. Une fois que vous avez dessiné votre démarche, vous pourrez la retranscrire dans un « règlement du budget participatif », qui vous servira de feuille de route.

(1) Bézard Antoine, “Budgets participatifs : la nouvelle promesse démocratie ?, Fondation Jean Jaurès, [en ligne], consulté le 28 octobre 2020.