Comment améliorer la visibilité de votre consultation en ligne ? 27 mars 2019

Comment améliorer la visibilité de votre consultation ?

 

Vous souhaitez lancer une plateforme de participation citoyenne pour compléter vos dispositifs de terrain (réunions publiques, balades urbaines, enquêtes de terrain…) dans votre démarche de consultation ?

Les outils de participation en ligne vous permettront d’atteindre une cible plus large et diversifiée car accessibles n’importe où, à n’importe quel moment. Néanmoins, utiliser un outil en ligne ne se suffit pas à lui-même pour mobiliser le maximum d’usagers : comme tout dispositif, il faut lui donner de la visibilité.

Voici 4 conseils pour vous aider à construire et structurer votre plan de communication.

 

Avant de démarrer, posez-vous les bonnes questions : cibles, relais, supports

 

  • Qui sont les cibles de la consultation : comment s’informent-elles ? Quels lieux fréquentent-elles ?
  • Qui sont les relais et prescripteurs de la consultation auprès de ces cibles : quels intérêts ont-il à relayer la consultation ? Disposent-ils de supports de communication ? Lesquels ?
  • Quels supports de communication online (réseaux sociaux, site web, mailing, newsletter…) et offline (affichage, print, événements…) avez-vous à disposition ? Quelles sont les ressources humaines et financières mobilisables pour ce projet ?
  • Où la consultation aura t-elle lieu ? Quels sont les dispositifs mobilisés en ligne et hors ligne ?  En ligne, est-ce qu’elle se concentre sur une plateforme, un site ou bien a t-elle lieu en simultané sur plusieurs sites ?

 

Pour organiser votre communication, suivez ces trois étapes :

 

Informer : communiquez sur tous les éléments nécessaires à la compréhension de votre projet. Avant le début de la consultation, mais aussi tout au long, votre public doit s’approprier vos enjeux. Pour qu’il y soit sensible, vulgarisez les sujets techniques et complexes, simplifiez au maximum la lisibilité de votre projet tout en fournissant le maximum d’informations. 

Consulter : vous souhaitez connaître les attentes et/ou les pratiques des usagers vis-à-vis de votre sujet de consultation. Dès le premier jour de consultation, informez-les du lancement ainsi que des règles du jeu. Animez la consultation et relancez les usagers pour mobiliser le maximum de participants.

Restituer : pour un projet cohérent, montrez aux participants que leur avis a bien été entendu. Si vous souhaitez qu’ils s’impliquent par la suite : annoncez les résultats et les prochaines étapes du projet. Prenez rendez-vous avec eux ! Engagez-les sur du long terme.

 

Roadmap de la consultation

Construisez un planning : lancement, animation, relances, conclusion

 

Le travail de communication commence bien en amont du lancement de votre consultation en ligne. Quelles sont les informations et les supports dont vous avez besoin pour la préparer ? Établir un calendrier permet d’avoir une visibilité sur le long terme et d’associer précisément chaque action à initier à une ou plusieurs personnes ressources. 

En amont de la consultation (au moins un mois avant le début de celle-ci), préparez tout le volet informatif (qui consulte ? Pourquoi ? Quels sont les résultats attendus ?) qui sera mis à disposition du public avant qu’il ne participe. Choisissez les supports à mobiliser et commencez à communiquer sur les différentes phases de consultations à venir. Pensez aussi à concevoir un kit à destination de vos cibles relais (visuels, communiqué, liens et calendrier).

Pendant la consultation, on peut différencier le lancement (qui va engendrer un certain nombre d’actions de communication : post sur les réseaux sociaux, encarts magazine papier, newsletter, affichage, distribution de flyers, relations presse…), des phases de relances. Appuyez-vous sur un premier cercle de participants pour engager les échanges : intéragissez avec eux, demandez-leur d’en parler autour d’eux, mettez leurs contributions en avant. Pensez phygital : n’oubliez pas d’associer physique et numérique ! Intégrez un stand dédié à vos événements locaux, apportez des tablettes ou autres supports numériques dans les dispositifs de consultations physiques…

Lorsque la consultation se clôt, les mêmes outils qui ont servi à annoncer le lancement, serviront à annoncer le clap de fin.. Mais ce n’est pas tout ! Une fois l’analyse des contributions effectuée, proposez un retour (personnalisé ou global, écrit ou visuel) à tous les participants et informez-les des suites du projet.

 

Planning phase de consultation

Exemples d’actions de communication à mettre en place durant la phase de consultation

 

Une fois la consultation terminée : pensez « évaluation »

 

Pour savoir si le travail de communication n’a pas été vain mais aussi et surtout pour tirer des enseignements utiles pour les prochaines consultations : e-v-a-l-u-e-z ! Ce travail d’évaluation se construit déjà en amont : définissez les indicateurs de succès de votre consultation mais aussi les indicateurs qui vous permettront de savoir comment les participants sont arrivés jusqu’à cette consultation.

Quelles sont les actions et les canaux de communication mis en place les plus efficaces ? Quels sont ceux à améliorer pour la prochaine fois ? Tous ces résultats permettront de justifier tout le travail effectué en amont. C’est grâce à l’évaluation que vous pourrez le faire de manière cohérente.  

 

Evaluer la communication de sa consultation

Exemples d’indicateurs pour évaluer ses actions de communication

 

Chez ConsultVox, nous vous accompagnons dans toutes ces étapes. Bonne administration de nos solutions numériques, communication efficiente et complémentarité avec le travail de terrain effectué : laissez-vous guider !

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